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Note spese che iniziano dalla ricevuta
La parte difficile di una nota spese non è mai il modulo. È la ricevuta finita in lavatrice.
La ricevuta è il collo di bottiglia
I processi di spesa tendono a fallire nello stesso punto: un foglietto di carta deve sopravvivere a una tasca, a un viaggio e a un mese prima che qualcuno lo registri. Le note arrivano tardi, vengono approvate sulla fiducia, oppure si perdono.
Ogni passaggio successivo, approvazione, rimborso e reporting, eredita ciò che è andato perso all'inizio.
Registrare nel momento della spesa
L'app Flipp permette di fotografare una ricevuta al momento del pagamento, aggiungere importo, valuta e mezzo di pagamento e inviare la nota prima di uscire dal negozio.
L'immagine resta allegata alla nota, così chi approva vede cosa è stato acquistato senza chiedere il foglietto.
Estrazione AI opzionale
Quando un'organizzazione ha attivato il modulo AI, una scansione richiesta invia la ricevuta a OpenAI per estrarne i dettagli. Chi invia la nota controlla quei valori prima che qualcosa venga salvato.
L'estrazione è una comodità, non un obbligo. Le spese possono essere inserite a mano e le organizzazioni che preferiscono non inviare documenti a terzi lasciano il modulo disattivato.
Approvazione e rimborso
Le note inviate passano a chi le approva, con importo, descrizione e ricevuta in un unico posto. Le decisioni e lo stato del rimborso vengono registrati sulla nota.
Se una determinata nota richieda ancora la ricevuta cartacea originale è una questione di politica interna e fiscale della vostra organizzazione. Flipp conserva l'immagine; non decide le vostre regole di conservazione.
Domande frequenti
- Posso fotografare una ricevuta invece di conservare la carta?
- Flipp conserva l'immagine con la nota. Se l'originale resti necessario dipende dalle regole della vostra organizzazione e dal diritto fiscale applicabile, non dall'app.
- Flipp legge automaticamente le mie ricevute?
- Solo se la vostra organizzazione ha attivato il modulo AI e voi richiedete una scansione. Altrimenti i dati della spesa si inseriscono a mano.
- Dove finisce una ricevuta scansionata?
- Una scansione richiesta viene inviata a OpenAI per estrarne i dettagli e l'immagine resta con la nota nello spazio di lavoro della vostra organizzazione.
- Chi approva una nota spese?
- La persona designata dalla vostra organizzazione. Approvazioni e stato del rimborso vengono registrati sulla nota e l'approvazione è possibile dal web o dall'app.
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