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Des notes de frais qui commencent par le justificatif
Le difficile dans une note de frais n'est jamais le formulaire. C'est le justificatif passé à la machine à laver.
Le justificatif est le goulet d'étranglement
Les processus de frais échouent souvent au même endroit : un bout de papier doit survivre à une poche, un déplacement et un mois avant que quelqu'un le saisisse. Les notes arrivent tard, sont validées sur la confiance, ou disparaissent.
Chaque étape suivante, validation, remboursement et reporting, hérite de ce qui a été perdu au départ.
Saisir au moment de la dépense
L'application Flipp permet de photographier un justificatif au moment du paiement, d'y joindre le montant, la devise et le moyen de paiement, et d'envoyer la note avant de quitter le magasin.
L'image reste attachée à la note, de sorte que la personne qui valide voit ce qui a été acheté sans réclamer le papier.
Extraction IA facultative
Lorsqu'une organisation a activé le module IA, un scan demandé envoie le justificatif à OpenAI pour en extraire les détails. La personne qui soumet vérifie ces valeurs avant tout enregistrement.
L'extraction est un confort, pas une obligation. Les frais peuvent être saisis à la main, et les organisations qui préfèrent ne pas transmettre de documents à un tiers laissent le module désactivé.
Validation et remboursement
Les notes soumises vont à la personne qui les valide, avec le montant, la description et le justificatif au même endroit. Les décisions et l'état du remboursement sont consignés sur la note.
Savoir si une note donnée exige encore son justificatif papier d'origine est une question de politique interne et de fiscalité propre à votre organisation. Flipp conserve l'image ; il ne décide pas de vos règles de conservation.
Questions fréquentes
- Puis-je photographier un justificatif au lieu de garder le papier ?
- Flipp conserve l'image avec la note. Savoir si l'original reste exigé relève des règles de votre organisation et du droit fiscal applicable, pas de l'application.
- Flipp lit-il mes justificatifs automatiquement ?
- Uniquement si votre organisation a activé le module IA et que vous demandez un scan. Sinon, les détails sont saisis à la main.
- Où va un justificatif scanné ?
- Un scan demandé est envoyé à OpenAI pour en extraire les détails, et l'image est conservée avec la note dans l'espace de travail de votre organisation.
- Qui valide une note de frais ?
- La personne désignée par votre organisation. Les validations et l'état du remboursement sont consignés sur la note, et la validation est possible depuis le web ou l'application.
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